Jakie są procedury w przypadku naruszenia bezpieczeństwa dokumentów?

Naruszenie dokumentów- co robić?

Naruszeniem określa się każde postępowanie, którego skutkiem jest:

• ujawnienie,
• modyfikacja,
• utracenie dokumentacji.

Naruszenie bezpieczeństwa dokumentów dotyczy m.in. ujawnienia danych osobie, która nie ma do tego uprawnień. Inną nieprawidłowością jest tzw. naruszenie integralności. Oznacza to zmianę treści informacji zawartych w dokumentach, jednak w sposób nieautoryzowany. Kolejnym naruszeniem bezpieczeństwa jest ich zniszczenie lub zgubienie, czyli czynności, które prowadzą do trwałej utraty dostępności.

Jakie są procedury w przypadku wystąpienia jakiejkolwiek z wymienionych wyżej sytuacji? Osoba, która jest świadkiem zdarzenia ma obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym swojego przełożonego lub bezpośredniego administratora danych. Ponadto powinna zabezpieczyć dowody, które świadczą o jakiejkolwiek nieprawidłowości, a które są niezbędne do ustalenia zarówno przyczyn, jak i sprawcy zdarzenia. Obowiązkiem jest także podjęcie czynności określane jako niezbędne do powstrzymania skutków naruszenia bezpieczeństwa dokumentów. Jeśli pojawi się taka potrzeba, administrator danych ma obowiązek powiadomić organy ścigania.

Przechowywanie dokumentów bez zabezpieczeń zwiększa ryzyko naruszenia bezpieczeństw

Archiwizacja dokumentów to jeden z etapów przetwarzania i powinien być prowadzony z należytą starannością. Przechowywanie dokumentów powinno odbywać się w wyznaczonym do tego celu miejscu, w taki sposób, aby uniemożliwić dostęp do akt osobom nieupoważnionym. Wymaga to inwestycji w zabezpieczenia i zaawansowane systemy, dzięki którym możliwa będzie kontrola dostępu. Zdarza się, że prawidłowa archiwizacja danych jest niemożliwa z różnych względów. Wówczas administrator danych może podjąć współpracę z firmą zewnętrzną, która zapewni bezpieczeństwo gromadzonych dokumentów. Jako przykład może posłużyć oferta firmy Ekoakta, dzięki której możliwa jest archiwizacja dokumentów w Radomiu w zewnętrznym obiekcie z gwarancją sprawności zabezpieczeń.

Profesjonalne niszczenie dokumentów jako element bezpieczeństwa

Naruszenie bezpieczeństwa informacji zawartych w dokumentach może wystąpić na każdym etapie ich przechowywania, a także podczas ich niszczenia. Po pierwsze utylizacja dokumentów nie może nastąpić przed wyznaczonym terminem (okresy magazynowania danych określają przepisy), ponieważ jest to jedno z głównych zagrożeń trwałej utraty danych.

Okazuje się, że podobnie jak archiwizację danych, tak i profesjonalne niszczenie dokumentów warto zlecić zewnętrznemu wykonawcy. Dzięki temu, że ma opracowane procedury bezpieczeństwa, wyszkoloną kadrę, a także certyfikaty potwierdzające wysoką jakość usług, utylizacja przebiegnie w warunkach bezpiecznych i z gwarancją ochrony danych. Ekoakta to rzetelny partner, który zajmuje się kompleksową obsługą firm w zakresie zarządzania dokumentami. Warto podjąć z nim współpracę jeśli chcemy zmniejszyć ryzyko naruszenia bezpieczeństwa informacji, których jesteśmy administratorami. Możliwe jest m.in. niszczenie dokumentów w Radomiu u klienta, a także transport akt do siedziby firmy, w której podjęte zostaną odpowiednie czynności.

Artykuł sponsorowany